こんにちは！
行政書士の大切な仕事の一つである「書類作成」。契約書や遺産分割協議書などはそのままお客様へと納品をします。また、許認可業務で作成する申請書も副本や控えを作成し、申請書を提出後お客様へお渡しします。
これらはお客様へ納品するいわば「成果物」の一つでもあります。
お客様の目に触れるものです。そうであれば作成した書類の「見栄え・完成度」にはとことんこだわったほうがいいのでは？と私は考えています。
今回は、そんな「書類の見栄え・完成度」についての記事です。
書類の完成度はめちゃくちゃ大事！
では、どうして書類の完成度が大事なのでしょうか？
それはさきほどの通り、「お客様へ渡す仕事の成果物」だからです。許認可業務では最終的な成果物は「許可」ないし「許可証」ではあります。ですが、申請書も控えや副本を作成し、正本の提出時に受理印を押してもらい、手続き完了後にお客様へ引き渡します。
控え・副本はお客様への引渡し後もその目に触れることがあり得ます。例えば、建設業許可業者での決算変更届は最たるもので、お客様の決算が終了した後に作成し、許可行政庁へと提出します。このときの副本がその後の経営事項審査や建設業退職金共済の加入証明書の発行でも使われるものがあるのです。
このように書類提出後に続く手続きや許可の更新時など、様々な手続きで必要になることもあるため、一度作成して引渡しをしたらおしまい、という訳にもいきません。
お客様が許可申請書の控え・副本が必要なときに、あなたの作った書類をみて「なんだこれ…」と思われないためにも、「書類の完成度」にはこだわった方がいいでしょう。
どこをこだわったらいいの？
「書類の完成度にこだわる」といっても人によってまちまちで、どうしたらいいのかわからないだろうと推察します。
そこで、私の「書類の完成度」こだわりポイントをお伝えしたいと思います。
私の「書類の完成度こだわりポイント」ですが、申請書については
- フォントの種類
- フォントのサイズ
- 改行の有無や位置
- 全体の見やすさ
です。このほか、在留資格の申請での「○○についての理由書」のような自由書式のテキストでは
- 文章全体の流れ・整合性
- 余計な表現がないか
- 足りない情報はないか
あたりも気にしています。
ちなみに、現在のところ私は建設業許可関係の書類を作るとき、「建設業許可用業務ソフト」の類のものは使っていません。こういうソフトは簡単に様式が作れますが、都道府県ごとの微妙なちがいを考慮していません。そのため、都道府県指定の形式と若干異なる部分があったりして、あまり出来栄えが好みではないためです。少々手間ですが、申請する都道府県のホームページで公開されているエクセルなどのファイルに手を加えて書類作成をしています。
さいごに
今回は行政書士の成果物ともいえる、申請書などの「作成書類」について、その完成度にはこだわった方がいいんじゃない？という趣旨の記事でした。
私自身、申請書を提出後に副本をお客様へ届けた際、「いつも綺麗に書類を作ってくださって、ありがとうございます。」と声をかけていただいてとても嬉しかったという経験があります。そう思っていただけるだけでも「書類にこだわってよかったなあ～」と思います。
また、書類の出来を見ると書類を作った人が「どれだけ仕事ができるか」が、見る人が見ればある程度わかってしまいます。お客様には「コイツ、なかなかやるな…」と思ってもらえるような書類作成を意識しましょう。
もちろん、「書類の完成度」だけでお客様を掴めるわけではないですが、お客様からの信頼度を少しでも高めるためにも「書類の完成度」にはこだわっていきましょう！
コメント