こんにちは。行政書士のTakashiです。
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さて、今回は「業務マニュアル」の必要性について書いていこうと思います。
「業務マニュアル」というと、法人化していて何人か行政書士がいる、とか、行政書士は一人でも何人か従業員さんを雇っている、といった「自分以外に何人か事務所にいる」ような事務所では必要であろうことは想像がつくかと思います。ですが、私はむしろ、行政書士事務所を開業したばかり、又は従業員さん等を雇わないで一人でやっている、といった行政書士の方にこそ「業務マニュアル」が必要だと考えています。
- どうして行政書士事務所を開業したばかりだったり、一人でやっている行政書士に「業務マニュアル」が必要なの？
- 一人だったらマニュアルなんかなくてもよくない？
そう思いませんでしたか？
ここから、私の「業務マニュアル」についての考えを書いていきます。
どうして一人事務所で「業務マニュアル」が必要なの？
「一人で行政書士事務所をやっているのにマニュアルなんか必要？」「お客さん一人ひとりに合わせて処理するから業務マニュアルなんかいらないよ」業務マニュアルについて考えるとこうした問いが浮かぶと思います。
ですが、冒頭にも書いたように、むしろ私は「一人だからこそ業務マニュアルが必要である」と考えています。
その理由を簡潔に書くと「マニュアル化＝効率化」です。一人だからこそ効率にはこだわらなくてはなりません。自分が仕事に割ける時間＝自分の稼ぎになるのだから、その時間あたりの密度を濃く、より沢山、より早く、しかも間違いなく処理できるかどうかがカギになります。
私もそうなんですが、一人なら仕事に慣れてしまえば、場面行動である程度こなせてしまいます。そして、ある程度仕事が回り始め、仕事が溜まってくると、その処理に追われ整理をする時間がなくなってしまいます。そうなるともう降ってくる仕事をこなすことで時間が過ぎてしまい、場合によっては労力に見合っていない仕事を受けてしまっていたことに気付くこともできなくなってしまったりします。
でも、一人でやるからこそ、徹底して無駄をそぎ落とし、効率化よく業務を進めたいですよね。
では、どうしたらいいのか？
その一つの解決法が「業務をマニュアル化すること」です。
「業務マニュアル」を作ることで、これまで依頼者ごとに「これこれこうなったからこうしようか」と考える時間をなくして、自動的に「次はこれをやる」「その次はこれ」と進めることができるようになります。業務マニュアルを作ることで、業務の進捗をいちいち考える時間を省き、処理の抜け漏れを防ぐことができるようになります。その結果これまでより早く、ミスなく仕事を終えることができます。
一人事務所の行政書士にとっての「ドラえもん」みたいな存在である「業務マニュアル」はどうやって作ったらいいでしょうか？
業務マニュアルの作り方
業務マニュアルの作り方ですが、私は申請の種類ごと（新規・更新・変更届など）に分け、それぞれを下記のような流れで作っています。
- 業務フロー（どのように業務を進めるかの一連の流れ）を作る
- 作った業務フローをエクセル等でリスト化する
- 業務フローのなかでどのような書類や情報が必要かを洗い出す
- 洗い出した必要な書類や情報をリスト化する
- これらを一つのフォルダにまとめ「○○業許可新規用」など名前をつけ整理する
- 実際に相談があったらこれを元に顧客ごとに業務フォルダを作成して、業務を始める
このような感じで実際にどのように仕事を進めるかを決め、そのなかで必要なものや行動をリストアップし、抜け漏れがないようにしていくことが大切です。
思考の流れとしては、私たち行政書士が業務を遂行するにあたって必要なアクションを細かく分け、ご自身の業務フローと照らし合わせ、組み立てる。問い合わせを受け、アポイントを取り、相談を聴き、見積りを提示し、委任状や必要な書類の一覧を作り、その書類を依頼者へ依頼し、依頼した書類を受け取り、確認し、申請書類を作り、依頼者に作成した書類の説明をし、その内容に間違いがないか確認し、その書類を提出し、書類提出の報告をし、完了した業務の請求をし、入金を確認し、領収書を発行し、副本などを納品する。そういった一連のながれやそのときに用意する資料や依頼者に渡すものを細かく整理して「業務マニュアル」を作る。といった感じです。このような一連の業務の流れ（フロー）を読者の先生方それぞれのやり方で考え、業務マニュアルを作って、実践をしてみてください。
また、この業務マニュアルは作って終わり、ハイよくできました。という性質のものではありません。
日々の業務で実践し、ボトルネックがあるようであればひとつひとつつぶしていくことが大切です。常に効率の良い方法はないか思考し、試行し、実践する。そのようにしていくことで自身のスキルがアップしていくと私は考えています。
さいごに
今回は、業務マニュアルの必要性について書いてきました。
私は、業務マニュアルは行政書士事務所の業務効率化にはなくてはならないものだと考えています。
仕事に慣れてきて、取り扱う業務をどう処理するかのスタイルが固まってきたら是非取り組んでみてください。
今回ご紹介した業務マニュアルの作り方と、以前に書いたスケジュール管理を組み合わせて少しでも効率よく業務が処理できる行政書士の方が増えたら嬉しいです。
とはいえ、今日の記事とは矛盾してしまうのですが、仕事は業務マニュアルで機械的に処理が進められるものばかりではなく、結局は依頼者一人ひとりに向き合っていくことも大事なのかなとも思っています。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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