スケジュール管理のポイント【4個だけ】

こんにちは。行政書士のtakashiです。

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行政書士としてそれなりに仕事が増えてくると、複数の案件に同時に対応しなければならなくなります。場合によっては、10件以上の案件が常に手元にあるような状態になります。

開業当初はひとつひとつの業務を確実に処理することに必死で、同時に複数の案件に対応することまで考えが及ばないかもしれません。

しかし、それぞれの案件に真摯に向きあうことを繰り返すうちに、リピートや紹介によって徐々に仕事は増えていきます。

また、仕事が増えていくにしたがって、業務を効率よく処理しなくてはならなくなります。

業務を効率よく仕上げるためには「業務知識」はもちろんですが、「スケジュール管理」が大事になってきます。

今回はこの「スケジュール管理」について、僕個人の経験から得たノウハウをお伝えしたいと思います。

スケジュール管理がうまくなると、依頼者も許可取得後の予定をたてやすくなります。そのため、依頼者の不安を軽減することができ、結果、信用を得ることができるようになります。このノウハウは新人・ベテラン問わず、また、行政書士に限らずいろいろな仕事にも応用できますので、ぜひチェックしてみてください。

スケジュール管理の必要性

そもそも、どうしてスケジュール管理をする必要があるのか、ですが、適切にスケジュール管理をすることで

• 業務の進捗状況が把握しやすくなる
• オーバーブッキングを防ぐ
• 仕事の抜け・漏れを防ぐ
• 業務の効率化
• 精神的に余裕ができる

といったメリットがあります。

また、ミスを防ぐ、期限を守る、といった基本的な事項を確実にこなすことで、依頼者との関係も良好なものとなります。

スケジュール管理のポイント

大事なことは「業務を効率化し、処理できる案件数を増加させ、依頼者との関係を向上することにより業績を改善する」スケジュール管理。

このスケジュール管理をどうやったらいいか、スケジュール管理のポイントです。

1. タスクの洗い出し
2. 必要な時間を見積もり
3. 期限に余裕をもたせる
4. スケジュール管理アイテムへの落とし込み

スケジュール管理アイテムについては後で詳しく書きますが、なるべく一つにまとめて管理することが大切です。

複数のスケジュール管理アイテムを使うと、スケジュールの変更があった場合など、アイテム間での整合性を保つことが難しくなってしまい、スケジュール管理をする意味がなくなってしまいます。もし複数のスケジュール管理アイテムを使うのであれば、「ガントチャートを引く→カレンダーに落とし込み」など順序やルールを決めましょう。

また、仕事とプライベートのスケジュールも一緒に管理しましょう。仕事とプライベートのスケジュールを別々に管理していると、スケジュール調整の際に両方を確認しなければならず、時間と手間が余計にかかってしまいます。

目的はあくまで効率化にあります。なるべく簡単に、シンプルな方法で管理することを心がけましょう。

一つずつ詳しくみていきましょう。

タスクの洗い出し

まずは案件ごとに必要なタスクの洗い出しを行います。

この洗い出したタスクは、次のフェーズで必要になるタスクごとの時間算定を正確にするため、なるべく細分化します。

例えば、「書類作成」でも「書類作成」一つにまとめずに、

• 様式がいくつ必要か
• 書類の打ち出し（印刷）チェック
• 修正

など、なるべく小さなものに分解していきます。

また、請求書や領収書の発行など、定期的に行うタスクも洗い出しましょう。

かかる時間の見積もり

タスクを細分化したら、それぞれのタスクにどれだけの時間がかかるかを算定します。

開業したばかりや初めての業務のときは算定が難しいので、ある程度ざっくりと設定しておいて、実際にどのくらい時間がかかったかを記録しておきます。業務に慣れてくればある程度正確に算定することができるようになり、スケジュールがよりシビアな案件にも対応ができるようになります。今後のためにも、タスクごとにかかった時間を記録していきましょう。

期限に余裕をもたせる

作業時間については正確に見積もることが重要です。一方、スケジュールを組み立てる際には期限に余裕を持つことが重要になります。

あまりにカッチリとスケジュールを組みすぎると、予定外の事態が起こったときや急な依頼が舞い込んだときに対応することができなくなってしまいます。

スケジュールに余裕があれば、ある程度のイレギュラーな事象や急ぎの依頼を受けることができます。

スケジュール管理アイテムへの落とし込み

最後に、組み立てたスケジュールをスケジュール管理アイテムへ落とし込んでいきます。

依頼ごとの期限から逆算して、無理のないスケジュールを立てましょう。

スケジュール管理アイテム

ここからは「スケジュール管理アイテム」についてみていきます。

大きく分けると2種類です。

1. 紙
2. デジタル

紙でスケジュール管理する

紙でスケジュール管理をする、といえば「手帳」です。

いわゆるスケジュール帳と呼ばれる、月ごと、週ごとの予定が書き込めるものが一般的です。手帳の後ろにメモも付いていたりするので重宝します。

紙で管理するメリットは

• 予定の検索が用意
• 一覧性が高い
• 自分の好きなようにカスタマイズできる

ところです。

持ち歩くために作られていますから、かさ張らず、パラパラとめくれるため検索性・一覧性が高いです。また、書き込む項目や使い方などを自分の好きなようにカスタマイズできるのが強みです。

デジタルでスケジュール管理をする

PCやスマホなどのデジタルガジェットを使ってスケジュール管理をします。

エクセルやスプレッドシートを使う

Microsoftの「エクセル」やGoogleの「スプレッドシート」などの表計算ソフトを使ってスケジュール管理をします。

月・週・日など、自分の好みに合わせて作成することができますが、作成やアップデートに時間がかかってしまう面もあります。

事務所のスタッフとスケジュールの共有がしやすいことが強みです。

もともとが表を作るためのソフトなので、ガントチャートの作成も簡単です。

Googleカレンダーを使う

Googleの提供している「Googleカレンダー」も便利です。PCやスマホとの連携やスタッフとの共有もでき、紙のシステム手帳と変わらない使用感です。

スマホアプリを使う

スマホやタブレット向けのスケジュール管理用アプリを導入するのも手ではあります。

ですが、PCとの連携などの点を考えると、Googleカレンダーに軍配があがります。

業務管理システムを使う

スタッフを何人も雇っていて案件も膨大、となると業務管理システムの導入を考えてもいいかもしれません。

全体としてどれくらいの案件があるかの把握やそれぞれの進捗状況を事務所全員で管理できます。クラウドのようにWEBを利用したシステムであれば、PC・スマホ・タブレットなどから確認をすることができ、利便性も高いです。便利なぶんお値段もお高くなります。

スケジュール表と一緒にガントチャートを作れるものもあります。

所長一人の管理に限界がきているのであれば、導入する価値は高いです。

個人的にはスケジュール帳がおすすめ！

スケジュール管理アイテムについて、僕個人としてはスケジュール帳がおすすめです。

特に「A5サイズ＋月単位＋週単位」のものが気に入っています。

↑を実際に使っています。高橋の手帳、「シャルム」ってやつの1月はじまりです。　

見開きで1か月のカレンダーがあり、そこにざっくりとしたタスクを書き込み、その後にある週単位のカレンダーで一日ごとのタスクを書き込みます。

上が実際に書き込んだものです。（※個人情報があるのでボカしています。見にくくてすみません。）

4色ボールペンを使って

• 赤→仕事のタスク
• 青→プライベートの予定
• 緑→新規事業の仕込み
• 欄外→現状の案件や目標

ってかんじで使っています。

参考になれば嬉しいです。

今回の記事はここまでです。最後までお読みいただきありがとうございました。