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行政書士事務所開業時は何かとおカネが必要です。
事務所の備品・事務用品もしかり。できることなら節約したいところですよね。
今回は、行政書士事務所開業時に最低限必要な事務用品を厳選した
- 行政書士事務所開業時に最低限必要な事務用品7選！
- どこを節約するといいか？
について書いていきます。
行政書士事務所開業時に最低限必要な事務用品7選！
僕が行政書士事務所開業に最低限必要だと考えているのはこの7つです。
- 職印
- PC（パソコン）＋オフィスソフト
- プリンター・コピー機
- 電話・FAX
- デスク
- 鍵付きの書庫、キャビネット
- 名刺
それぞれ詳しくみていきましょう。
職印
これがないと行政書士業がはじまりません。登録申請時に届出ます。
15～24mm角の角印が必要です。印鑑のサイズは登録する単位会（都道府県行政書士会）により異なります。サイズが自由の単位会もありますが、埼玉県行政書士会では18mm角と指定されています。登録予定の都道府県行政書士会へ確認しておきましょう。
印材（印鑑の材料）は柘植（ツゲ）や水牛のツノがメジャーです。（最近チタン製のものもあり、気になっています。）仕事で使うので、欠けにくいものがベター。欠けると再登録しないとならないので手続きが面倒です。
フォントは篆書体（てんしょたい）が一般的でしょう。
PC（パソコン）
書類作成、そのための調査、WEBサイトの更新などなど、仕事をするには外せません。
仕事のスタイルで選択は変わるかと思いますが、できれば業務用にはデスクトップPCにモニターは2枚以上あった方が効率がいいです。
僕は事務所用のデスクトップの他に外出時のメール対応やブログ執筆のために3万円ぐらいの格安ノートPCを持ち歩いています。
OSはWindowsが吉。MacとかLinuxなんかはオンライン申請する業務の時に支障がでる可能性があります。スペックはそんなに高性能でなくても問題ないです。でも処理が速いほうが仕事は早く終わります。
オフィスソフト
オフィスソフトもPC同様必須と考えています。
ネットって便利なもので、調べれば大抵の申請様式が手に入ります。このダウンロードした様式をそのままPCで作業できるのでオフィスソフトは必須です。
ソフトの種類はMicrosoftのOffice一択。配布されている様式もExcelかwordがほとんどです。互換ソフトもありますが、作業時にレイアウトが崩れたりする可能性があり、それを修正する手間がもったいないです。ここはケチらずMicrosoftのOfficeでいきましょう。
Officeも昔のように何万円もするものもありますが、「Office 365 Solo」であれば
- いつでも最新版のオフィスソフトが使える
- PC、スマホ、タブレットに何台でもインストールOK
- 5台まで同時利用可能
これだけ詰まって年間12,000円ほど。正直もうオフィス互換ソフトを買う理由がありません。
毎年ライセンスを更新する必要はありますが、5台まで同時使用可能なので少しくらい従業員さんを雇ってもこれがあれば賄えてしまいます。
AmazonでいつでもGETできるのも便利です。
プリンター・コピー機
政府が行政手続の電子化を進めてはいますが、まだまだ紙ベースでの提出が多いのが現状です。
サイズはとりあえずA4が印刷できれば十分です。A3サイズはあまり使用する場面がないので開業時はコンビニとかでいいと思います。ただ、依頼者の身分証明書や通帳などは、紛失や個人情報流出の可能性があるので外ではコピーせず、事務所のコピー機を使いましょう。
印刷の速いプリンターが用意できると仕事が速くなりますが、家庭用サイズの複合機で十分です。
電話・FAX機能付きのものもありますので、下と併せて1台で済ませることも可能です。
電話・FAX
電話回線はないと始まりません。携帯でもかまいませんが、固定電話の番号がある方が「事務所を持っている感」があるため依頼者によっては気にする場合がありますが、こだわらなくてもいいかと思います。
また、FAX回線も用意した方がいいでしょう。申請した案件についての質問がFAXで来ることも多いです。
FAXですが、固定電話と兼用でも問題ありません。この場合、プリンター・コピー・スキャナー・電話まで一緒になっているものもありますので、節約にはもってこいです。
ただし、外出時に電話を転送していると、FAXまで転送されてくるので注意が必要です。また、1台にすべて詰まっていると故障したときのリスクも大きいです。
また、WEB経由でFAXを受信できるサービスもあり、こちらであればFAXがPDF化されてメールで届きますので、複合機でなくても問題ありません。
WEBFAXサービス＋携帯電話＋プリンター＋スキャナー、などといった組み合わせができます。
デスク
仕事をするので、机は必要ですよね。
デスクは、なるべく大きなものの方が作業効率が上がります。PC作業以外にも書類に手書きすることもあるので、作業スペースに余裕のあるもの、特に、2台以上のモニターを使う場合には横幅のあるものをチョイスしましょう。
鍵付きの書庫、キャビネット
依頼者から預かった個人情報、作成書類を保管します。A4サイズのファイルが入るものであれば大型のものでなくても問題ありません。
事務スペースや書庫が打ち合わせスペースから見えるような事務所では、キャビネットの見た目によっては依頼者が個人情報の保護について不安がることもあります。そのような場合、ある程度「鍵付きキャビネットです！」という主張のあるもののほうが安心感につながると思います。
一方、自宅兼事務所で来客を予定していない場合、こういったケースにはなりずらいため、紛失や盗難の予防がしっかりできるレベルを確保できればいいでしょう。
名刺
個人的には二つ折りなどの名刺にする必要はないと思っています。（資金に余裕があれば検討してもいいですが、優先順位は低くて構いません。）
1枚で表に事務所の情報、顔写真や似顔絵、裏に自己紹介や取扱業務があれば十分です。
どちらかというと名刺交換のときにどれだけ自分の仕事をアツく語れるかが大事だと思うからです。行政書士の業務範囲はとても広いので、初めての方にうまく説明することは難しいです。名刺交換をした相手に「法律で困ったときはとりあえず聞いてみようか」と思わせるだけで名刺交換の使命は十分果たしたといえます。そのため、自分の仕事に対する思いをしっかり伝えることが重要です。
また、名刺交換をした後、名刺からどんな人だったかを思い出してもらえればベターです。そのため、顔写真や似顔絵はあった方がいいでしょう。
- 許認可業務など、事業主がメインの客層であればカッチリしたイメージの顔写真を
- 相続や遺言などの民事法務メインの場合には柔らかいイメージの似顔絵などのイラストを
といったように業務の種類によって選ぶといいでしょう。
どこを節約するといいか？
どれも必要なものではありますが、この7つをちゃんと揃えようとすると、結構な出費になります。
この出費をどうやって抑えるか、が悩ましいところではないでしょうか。
大事なことは
- なるべくあるもので済ませる
- 中古でいいものは中古で済ませる
- 新品を買う、は最後の手段
です。
まず、PCやオフィスソフト、デスクなどすでに持っているものがあれば、それを使う。
デスクやキャビネットなどは、事務用品の中古でもそれなりに綺麗なものが揃うので、持っていないものがあれば中古品を利用しましょう。
なるべく手持ちのもの、中古で十分なものから検討して、最後に職印などのどうしても新品でなければならないものを買う、という方法をとることでだいぶ節約することができると思います。
まとめ
今回の7選としてご紹介したアイテムがあれば、ひとまず業務を始めることができるでしょう。
あとは、仕事が増えたときに効率化をしていく必要があるものを買い足していけばいいと思います。
なるべく必要最低限のもので始めて、業務の拡大に併せて事務用品もグレードアップしていくと余計な出費を抑えられるのではないでしょうか。
また、今回ご紹介した7選の他に、
- 領収書
- 事業用の口座・通帳
などもあった方がいいかと思いますが、お金がかかるものでもないので、あえて選外としています。必要に応じて適宜揃えていけばいいと思います。特に、領収書は各都道府県行政書士会で用意していることがあるので、問い合わせてみるといいと思います。
いわゆるSOHO、「小さく始めて大きくする」といった事業形態が選べるのが行政書士業の魅力の一つだと思います。初期投資を小さく、事業を大きくしていきましょう。
今回の記事はここまでです。最後までお読みいただきありがとうございました。
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